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Rechnungsstellung, Abrechnung & Forderungen

Ein zentrales CRM mit einer soliden Abrechnungsfunktion kann einen enormen Effekt auf die Effizienz in der Verlagswelt haben.
von
Stephan von Lattorff
Wenn Ihre Abrechnungsabteilung bislang die meiste Zeit damit verbringt, ausstehenden Zahlungen hinterherzujagen, können Sie Ihren Personalbedarf mit einem entsprechenden System drastisch senken.

Verknüpft Ihr System Rechnungen mit Angeboten und Verträgen, beschleunigen Sie Ihren gesamten Abrechnungsprozess. Über eine einfache Möglichkeit zu verfügen, Abrechnungen zu erstellen und zu verarbeiten, führt häufig zu pünktlicheren Zahlungen. Dies wiederum führt dazu, dass auch die Zeit verkürzt wird, in der Verkäufer auf ihre Provisionen warten.

Ein einheitliches Konzept kann außerdem Fehler bei der internen Kommunikation und doppelte Abrechnungseinträge ausmerzen.

Indem Sie den Verkäufern die Möglichkeit bieten, Rechnungen und Zahlungseingänge von Kunden einzusehen, verhindern Sie, dass möglicherweise Fehler in der Abrechnung aufkommen.

Zudem können Sie sicherstellen, dass Ihre finanziellen Daten akkurat übermittelt werden, wenn Sie ein Aufkommen von doppelten Abrechnungsdaten überhaupt erst verhindern.

Automatisierte Rechnungsstellung

Das Erstellen einer Rechnung ist Ihnen mühelos möglich, wenn die Rechnung bereits mit einem Anzeigenvertrag verknüpft ist.

Stellt Ihnen Ihr Rechnungssystem die Produktionskosten, Netto-/Bruttoberichtigungen, Ratenpläne und Bartergeschäfte schon ausführlich dar, sind die meisten Kundenfragen bezüglich der Abrechnung bereits beantwortet.

Anpassbare Rechnungsvorlagen

Zusätzliche Eingabefelder und verschiedene Formate könnten notwendig sein, um eine Zahlung anzufordern.

Egal, ob Sie die Rechnung drucken, per E-Mail versenden oder als PDF exportieren, sollten die wichtigen Informationen dank einer Rechnungsvorlage gut sichtbar hervorgehoben werden, einschließlich überfälliger Rechnungen.

Rechnungssuche

Die für die Abrechnung verantwortlichen Mitarbeiter benötigen eine übersichtliche Oberfläche, auf der Sie Rechnungen suchen und sich eine Vorschau dieser anzeigen lassen können.

Grundlegende Suchfilter schließen für gewöhnlich Kunden, Kontakte, Rechnungsnummer und Zahlungsdatum innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein.

Bessere CRMs sind womöglich ebenso in der Lage, nach Rechnungsart (zum Beispiel Barter), Zahlungsstatus, Produkt und Geschäftsfeld zu sortieren.

Durchsuchbare, benutzerdefinierte Zahlungsmitteilungen

Zahlungsmitteilungen eines jeden Zeitraums erstellen und durchsuchen zu können, sollte lediglich ein paar wenige Klicks in Anspruch nehmen.

Diese Mitteilungen sollten wichtige und grundlegende Abrechnungsinformationen beinhalten, einschließlich Ratenzahlungen und Zahlungen von Teilabrechnungen.

Sammelrechnungen

Für Ihre Anzeigenkunden kann es einfacher sein, wenn Sie mehrere Anzeigen in einer einzigen Rechnung zusammenfassen.

Das Team, das für die Abrechnung verantwortlich ist, kann zudem eine Menge Zeit sparen, wenn lediglich eine Abrechnung statt vieler zu verarbeiten ist.

Sicherheitseinstellungen für Rechnungen

Einige Abrechnungsfunktionen, einschließlich der Berechtigung Rechnungen freizugeben oder für nichtig zu erklären, sollten lediglich von einigen wenigen ausgebildeten Administratoren durchgeführt werden können.

Größere Verlage benötigen daher in der Regel eine ganze Reihe von anpassbaren Berechtigungseinstellungen.

Reporting

Standardberichte enthalten in der Regel Rechnungs- und Zahlungsinformationen, die nach Kunde, Veröffentlichung und Zeitraum sortiert sind.

Die meisten Verlage benötigen ebenfalls eine Auflistung der ausstehenden Forderung nach der Länge des Verzugs und Informationen über Verkaufskonversionsraten und eine Übersicht über die Leistungen der Verkäufer inklusive Provisionsinformationen.

Moderne Systeme lassen sich mit erweiterten Metriken ebenso auf eine kundenspezifische Berichtkonfiguration anpassen.

PCI-konforme Kreditkartenabwicklung

Wenn Anzeigenkunden ihre Rechnungen sofort per Kreditkarte begleichen können, werden Sie als Verlag schneller bezahlt.

Ein gutes CRM lässt sich gut in eine Kreditkartenlösung integrieren, die PCI-konform ist (PCI = Payment Card Industry). Ist ein System PCI-konform, garantiert dies, dass die Kundendaten mit einem 1024-bit-Schlüssel per SSL-Zertifikat sicher via Internet übertragen werden.

Quick-Pay/Auto-Pay

Elektronische Rechnungen sollten immer einen Link beinhalten, über den Ihre Kunden bequem bezahlen können. Oder besser noch: Mit einer Auto-Pay-Option garantieren Sie sich sozusagen, dass Ihre Kunden gewiss zeitnah zahlen.